ウェブ会議ですべき5つのこと

Web会議でするべきこと:会議を仮想会議室に移すことに決め、会議の開始方法と参加者を招待する方法については分りました。お疲れ様です!やるべきことは終わりました。ここからは順風満帆ですね?うーん、、、実はそうではないのです。しかし、あと少し、というのは間違いありません。あとは下記に示す、ウェブ会議でするべき5つの必須事項に従うだけです。

以下のことを行いましょう。

1. 計画する前に考えましょう

会議に参加者を招待する前に、会議の目的を明確にしておく必要があります。何を達成したいですか?会議を計画する上においても、会議を進行する上においても、議論したいことをすべて書いたアジェンダは必須です。アジェンダと同様に、会議の目的を達成する助けとなる人のリストも大切です。参加者を慎重に選びましょう。価値ある貢献をできるのは誰でしょう?会議の一員として利益を与えてくれる人は誰でしょう?何の目的もない参加者を招待しないようにしましょう。会議を始める前に、目的、アジェンダ、参加者を明確にするよう、心がけましょう。

2. 会議の予定を確認しましょう

オンライン会議に関して、あなたとチーム全体がベテランで、今までに何百回と開催しているのでなければ、参加者に基本事項を知らせておくようお勧めします。例えば、質問するのに良いタイミングは?会議の最後に議論はありますか?あなただけが発表をしますか?もしくは、他の参加者も発表できますか?後日参加者に発表事項を送付しますか?それとも参加者はスライドの内容をメモする必要がありますか?これらの事柄を最初から明確にしておくと、後でこれらの点を説明するために会議を中断しなくて済みます。加えて、これらの事項がどう対処されるかについて知っていれば、参加者も安心します。

3. 記録をしましょう

、オンライン会議ソリューションの機能のひとつに、セッションの記録機能があります。これを活用しましょう!会議中にメモをとったとしても、注釈、ハイライト、質問のついた実際のスライドにとってかわることはできません。記録しておくと、さまざまな目的に使えます。例えば、社内トレーニングの教材として、紛争が起こったときの文書として、会議後の分析のため、などです。数日後に会議の進行を見直すと、うまくいったのはどの部分で、次回改善すべき点はどこか、ということをより客観的に判断できるでしょう。最小限の介入方法で、バックグラウンドで会議の記録は動作します。記録はさまざまな場面で活用できるため、記録しない理由は実際ないでしょう。

4. おさらいしましょう

会議の最後におさらいするための時間をとりましょう。各参加者に発表内容と議論の要約を与え、どのような役割を各人が与えられたのかを確認しましょう。こうすることでいくつかの利点があります。そのひとつとして、誤解を避けることができます。会議が終わると、各人はそれぞれの作業に戻りますが、ひとつの誤解が持続的な結果につながることがあるのです。おさらいすることで会議の目的を追跡することもできます。会議でしたかったことを全部達成できましたか?会議が終わって数分後に言い忘れていたことがあった、と気付きたくはないですね。最後に、要約を与えることで、会議をまとめる良い機会になりますし、参加者への感謝の機会にもなります。

5. 正しい会議ソフトウェアを見つけましょう

仕事のために適切なツールを持つのは不可欠です。オンライン会議では、派手な技術で観客を魅了し、ごまかしたくはありません。良いウェブ会議のポイントは、コミュニケーションを促進することです。つまり、最良のツールとは、バックグラウンドで動作し、動作していることを参加者が気付かないほどであるべきなのです。オンライン会議の内容にスポットライトが当たっているべきであり、使用しているソフトウェアにではないのです。参加者のことも考えておきましょう。参加者の中には、あなたのようにハイテクに精通していない人もいます。従って、参加者にとっても使いやすいオンライン会議ソリューションを選択しましょう。複雑なインストールや、特別な構成、扱いにくい機能、時間のかかるサインアップフォームで参加者を煩わす必要はありません。会議でプラスの雰囲気をつくるための最初のステップは、簡単に動作するソフトウェアを選ぶことなのです。

次のステップ

学んできたすべてのことを試してみる時です!これらのヒントを次回のオンライン会議で試してみて、その結果をお気軽に我々に教えてください。今までオンライン会議を使用したことがない場合は、無料のMikogoアカウントの使用から始めてみてください。

さあ、何をすべきか分りましたね。それでは次に、すべきではないことを知っておきましょう。:次の記事に目を光らせておいてください。:ウェブ会議ですべきでない5つのこと。