ウェブ会議でしてはいけない5つのこと

オンライン会議ソフトウェアを使い始めたばかりですか?それとも、何回か会議をしているけれど、計画したとおりにはスムーズにいっておらず、でも何故?と聞けないだけですか?それなら、この記事は間違いなくあなたのためになるでしょう。

先月、我々はウェブ会議でするべき5つのことに注目してみました。今回、会議を成功させたければ、どのような状況にあっても避けるべき、してはいけない5つのことに注目してみます。

以下のことはしてはいけません

1. 準備せずに開催すること

ウェブ会議に参加する人はあなたのために貴重な時間を割いています。あなたが何を示したいのか、事前に準備することは、参加者への見返りとして最低限するべきことです。あなたが共有したいスプレッドシートを探したり、保存した発表物のディレクトリを探す間、待っていたいとは誰も思っていません。あなたは会議がいつ開催されるのかを知っているのですから、事前にできる限りの準備をしてください。これには、アジェンダを準備し、配布したいファイルを準備したり、プレゼンテーションを開始したり、といったことが含まれます。マウのワンクリックですべて行えるように準備しておくと、前向きの雰囲気で円滑に会議を進行できますし、参加者にとってより生産的な会議となります。

2. 雑然としたまま放置すること

会議では、議論中のプレゼンテーションやプロジェクトなどの内容に全員が集中して欲しいものです。対面で会議しているときに机の上に大量のハガキや雑誌を放置しておきたくないのと同様に、ウェブ会議中にデスクトップ上で不必要なアプリケーションを実行したり、大量のショートカットを表示させておくべきではありません。このような状態だと、参加者の気が散ってしまい、重要なアイコンを探すのに手間取ったりしてしまいます。さらに、インスタントメッセンジャーやメールクライアントのようなアイコンやアプリケーションには、あなたが共有したくないプライベートな情報を含んでいるものもあります。会議開始前に、あなたの画面を整頓しておきましょう。つまり、デスクトップから会議に関係ないアプリケーションやファイル、ショートカットを移動しておきましょう。整頓されたスペースでこそ、頭の中を整理してオンライン会議に臨めるのです。

3. 参加者のことを忘れること

対面で参加者に会っていれば、参加者はあなたを直に見ることができますし、あなたのボディーランゲージも見ることができます。さらにあなたも、参加者の注意がそれたら、注意を取り戻すための行動を即座に行えます。オンライン会議では、参加者を参加させるためにこのような直接的な相互作用を使うことはできません。幸いなことに、ウェブ会議では視聴者を参加させるための素晴らしい方法が他にあります。画面を参加者の画面に変更して、参加者に発表の機会を与えたり、参加者があなたの画面で発表をコントロールできるようにすることができます。画面転送する場合、注釈やハイライトをつけるためにデジタルホワイトボードを使用することもできます。会議中にQ&Aの時間を設けることも、参加者を横道にそらせない助けとなるでしょう。

4. 方向性を見失うこと

横道にそらせないといえば:このご時世、誰もが余計な時間などもっていません。だからこそ、アジェンダを用意し、会議中に横道にそれないことが何よりも重要となるのです。もちろん、別の視点へ導く興味深い質問を誰かがしてくれることもあるでしょう。参加者を中断させず、参加者のインプットを大切にしていることを示すことは重要です。しかし、グループ全体のことも考える必要があります。この質問や議論から本当に全員が恩恵を受けるのか、それは会議の最後のほうに議論すべきことなのか、または別のグループで別の会議として議論すべきことなのでは?全員が他者の意見や質問から恩恵を受けられるように、グループ全体で多くの議題について議論する必要があります。これらの議題はアジェンダに載せておくべきであり、これらの議題に焦点を当てるべきなのです。アジェンダから大きく外れると、その会議で目指していた目標に到達しないでしょう。少なくとも、時間内には。

5. 時間を忘れること

あなたのウェブ会議の参加者は、会議の開始時間・終了時間、またその間にカバーするべきアジェンダのすべての点について、会議中ずっとあなたの進行に依存しています。計画をたてるとき、各ポイントにどのくらいの時間がかかるのかということについて、現実的に考える必要があります。過度に楽天的な計画で恩恵を受ける人は誰もいないのですから。また、優先度が高い順に議題をランク付けしておくことは、他の何よりも先に重要な点をカバーするために良い方法です。最後に、質疑応答のための時間を特別に設けることを忘れないでください。たとえ時間は短くても、会議内のQ&Aセッションを省略するべきではありません。

適切な計画が会議の大きな基礎ではあるのですが、あなたの仕事は計画だけではありません。たとえよく練られた計画であっても、ひとつの議題に時間をかけすぎて掘り下げすぎたり、2人の参加者の議論が白熱したりすると、道を見失うこともあります。アジェンダの事項を進めていく上で、絶対に時計から目を離さないようにしてください。会議が時間どおりに終われば、誰もが感謝するでしょう。

これらのヒントを忘れないでください!

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