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音声会議ツールの上手な使い方

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音声会議ツールの上手な使い方、パート1・・・ハードウェアを知る

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すでにウェブ上で音声会議を主催していますか?職場のすべてが仮想空間に移行しつつある時代です。 (VoIP) を介したオンライン音声会議が、従来の事務所での電話会議にとってかわりつつあります。しかもそれには正当な理由があるのです。特に国際電話において費用対効果が高いだけでなく、はるかに便利なのです。

簡単に複数の人を呼び出すことができ、通話中でも手を空けておくことができます。これに加え、VoIPソフトウェアで可能な多くの機能や、従来の電話より有利な点が明らかになってきています。しかし、新しい技術への切り替えは困難なことがあります。

追加でハードウェアが必要でしょうか?会議ソフトウェアには何を使えばいいでしょうか?心配しないでください。こんな疑問をもつのはあなただけではありません。弊社はあなたのハードウェアに関する質問にお答えし、オンライン音声会議を成功させるために有効なヒントをお教えします。

適切なツール・・・ハードウェア

オンライン音声会議を成功させるための第1歩は、目的に応じた適切なツールを選ぶことです。電話の受話器にさよならすると、聞くための新たな手段が必要になります。

ノートパソコンにマイクとスピーカーが内蔵されていても、ハードウェアを少し追加することをお勧めします。少しのお金しかかかりませんし、こうすることによりあなた自身と参加者の両方にとって、非常に良い環境ができます。それでは、具体的に何が必要でしょうか?

ヘッドホン

参加者全員がスピーカーよりもヘッドホンを使うことで、音声会議の音質は大幅に向上します。あなたがオープンオフィス空間で作業しているとき、周りの同僚の邪魔になるだけでなく、同じ会議に出席している人にとってもあなたのスピーカーから聞こえる音は迷惑となります。会議のプライベート性を保持し、あなたの同僚も騒音公害に悩ませないようにしましょう。

プライベートオフィスや自宅で仕事をする人にとってもヘッドホンは必須です。スピーカーを使うと会議中の発言がすべてあなたのマイクに拾われ、音声会議中に聞こえてしまいます。参加者にとってとても不愉快なエコー効果となってしまいます。音質が悪いと会議全体の雰囲気も悪くなりかねません。それに耐えられるのは最良の条件がそろった状態での、最高に理解のある同僚だけでしょう。

マイク

音声会議の音質の良さを保つための方法として、ヘッドホンを使用するのが第1歩でした。次にチェックをすべきなのはマイクです。参加者があなたが話していることを理解できなければ、生産的な会議を行うことは困難です。特に、内蔵のマイクを使用する場合は、重要な顧客との会議に使用する前にテストするのを忘れないでください。音質が十分でなければ、外付けのマイクを購入してください。

使いやすさを考えると、外付けのヘッドセットをお勧めします。ひとつのデバイスで聞くことも話すこともできるからです。近所のパソコンショップや電気店でいろいろ取り揃えているはずです。

価格帯に関係なく、良いヘッドセットというには一定の基準を満たす必要があります。例えば、マイクとヘッドホンの位置を可能な限り快適な位置に調整できるべきです。結局のところ、音声会議の長さと頻度によっては、長期間そのヘッドセットを装着していなければなりません。

ヘッドセットから音量調整できたり、ミュートボタンがついていたりなどの、付加機能がついたヘッドセットもあります。そのようなオプションが便利だと思うなら、そういった付加機能のあるヘッドセットを探しましょう。

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さあ、これでどのようなハードウェアが必要かわかりましたね。次はオンライン音声会議のための適切なソフトウェアを探しましょう。このシリーズの次回の記事にご注目ください。音声会議のソフトウェアに関する最も重要な機能について解説していきます。

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